Department Front Office dan Struktur Organisasinya

#4 Hai sobat itality, di konten kali ini kita akan focus membahas department Front Office. Langsung saja letsgooo…

Department Front Office Adalah department yang berada di garda terdepan dan berinteraksi dengan tamu secara langsung. Front office department bertugas melayani mulai dari check In tamu, check out tamu, memberi informasi kepada tamu, menerima complain dari tamu, Menyusun Riwayat kunjungan tamu dll. Kali ini kita akan membahas struktur organisasi yang ada di department front office dan sedikit penjelasan tugas-tugasnya

1. Front Office Manager (FOM)

Front Office Manager adalah pimpinan tertinggi dari department FO. FOM memilik tanggung jawab :

· Mengawasi, Memantau, dan Melakukan evaluasi pada department Front Office

· Memastikan staff mengetahui SOP yang berlaku dihotel

· Membuat Laporan bulanan

· Menjaga Kedisiplinan staff, memberi reward untuk staff berprestasi dan sanksi bagi yang melanggar

2. Front Office Secretary

Ini merupakan sekertaris yang bekerja di Front Office. Tugas nya ialah mengurusi segala administrasi yang ada di department FO. Tugas dari FOS ialah :

· Menangani administrasi Department Front Office

· Mengurusi dan membuat form purchase requitition department FO

3. Assistant Front Office Manager

Seperti Namanya, tugas dari assistant FOM ialah menggantikan tugas-tugas Front Office Manager bila sedang berhalangan atau tidak bisa hadir. Tugas dan tanggung jawab

· Membantu FOM yang berhalangan hadir

· Mengawasi dan mengarahkan pekerjaan Staff department Front Office

· Menangani keperluan tamu yang membutuhkan

· Ikut terjun bila hotel dalam keadaan ramai

4. Duty Manager

Duty Manager bertugas Ketika manajer lain sudah selesai jam kerjanya.tugas dari Duty Manager antara lain.

· Mewakili management setelah jam kerja

· Membantu Front Office Manager dan assistennya melakukan tugas operasional di FO

· Mendukung kelancaran oprasional FO

· Mengoordinir dan menyelesaikan masalah/kejadian yang ada di FO.

5. Guest Relations

Tugas utama dari GRO adalah menjalin komunikasi yang baik dengan customer. Posisi ini ditugaskan untuk memberi informasi yang diperlukan customer dan bisa memenuhi harapan dan kenyamanan customer. Berikut jobdesk dari GRO :

· GRO harus stay di lobby untuk membantu dan mengantarkan tamu

· Memastikan customer mendapat pelayanan terbaik

· Memiliki pengetahuan yang luas tentang hotel, mengetahui informasi pendukung dan menjaga hubungan yang baik dengan pihak luar hotel.

· Memberikan perhatian khusus kepada customer dengan tujuan kepuasan customer.

6. Front Office Supervisor

Front office supervisor adalah leader dari front office section(receptionist & front office cashier). Tugas dan tanggung jawab :

· Mengatur jadwal kerja staff front desk section

· Mengarahkan tugas operasional pelayanan tamu di FO

· Menangani keluhan/ complain yang tidak bisa dihandle staff

· Mempertimbangkan persetujuan paid out tamu dan penggunaan housebank oleh staff

· Mengarahkan Langkah penerimaan tamu grup

7. Receptionist/Front Desk Agent

FDA atau receptionis merupakan staff yang bekerja didepan atau lobby. Tugasnya sendiri ialah :

· Melayani registrasi tamu baik itu check in atau check out

· Meminta uang deposit kepada tamu/customer

· Melayani proses pindah kamar

· Menangani keluhan dan memberi informasi kepada tamu

· Memberikan kunci kamar kepada tamu

8. Team leader FDA

Tugas dari team leader ialah memimpin seksi reception. Tugasnya ialah :

· Mengawasi kinerja staff

· Memberikan pelatihan

· Melengkapi dan membantu administrasi di FO

9. Front Office cashier

Seperti Namanya FOC bertanggung jawab akan penerimaan pembayaran oleh tamu. Pembayaran mencakup pembayaran kamar, fasilitas yang digunakan seperti makan minum, dan mengurusi deposito tamu.

10. Front Office cashier staff

Front office memiliki staf dan dipimpin oleh seorang leader. Tugas dan tanggung jawab seperti berikut :

· Melayani Pembayaran

· Penitipan barang berhara

· Menyusun laporan keuangan dari FO

11. Concierge manager

Concierge adalah salah satu section yang memiliki tugas untuk membantu melayani kebutuhan tamu. Kebutuhannya seperti membantu melayani pemesanan tiket wisata, welcome letter, apologize letter dll

12. Team Leader Concierge

Tugas dari leader concierge ialah :

· Mengawasi staff concierge section

· Memberikan pelatihan dan evaluasi

· Melengkapi administrasi concierge section

13. Bell Captain

Bell captain memiliki tugas untuk menangani barang tamu. Jadi Ketika ada tamu yang butuh bantuan, untuk penanganan barang mulai dari lobby, masuk kamar, pindah kamar, hingga check out ialah tugas dari bell captain dan staff. Tugas dari bell captain ialah :

· Mengawasi dan mengontrol kinerja staff

· Melengkapi dan mengecek bellboy control sheet

· Memberikan pengarahan kepada staff

· Membuat laporan pick and drop tamu

14. Bellboy

Bellboy ialah staff yang bekerja dibawah bell captain. Tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut :

· Melayani penanganan barang tamu

· Mengantar tamu menuju kamar

· Mengantar jemput tamu dari bandara

· Menjelaskan fasilitas hotel dan menyambut tamu

15. Team leader operator

Section ini memilki tugas untuk memberikan informasi kepada tamu melalui telepon. Adapun tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

· Mengawasi dan mengontrol staff

· Memberikan pelatihan kepada staff

16. Staff telepon operator

Tugas dari staff telepon operator ialah :

· Melayani seluruh telepon yang masuk

· Mendistribusikan pesan yang diterima melalui telepon kepada tamu

· Memberikan informasi

· Membuat laporan bill courtesy

· Memonitor saluran TV yang ada dihotel

17. Room Controller leader

Room controller memilki tugas mengecek dan mengalokasikan status kamar di hotel. section ini dipimpin oleh seorang leader. Leader memiliki tugas :

· Mengawasi kinerja Staff

· Melengkapi administrasi yang dibutuhkan

· Memberikan pelatihan dan evaliasi staff

18. Staff Room controller

Staff memilki tugas antara lain

· Mengupdate status kamar bagi tamu

· Melakukan block kamar bagi tamu grup

· Memberikan informasi kamar yang kosong dan siap dijual dan out of order

Demikian struktur organisasi yang ada di Department Front Office dan sedikit tugas dan tanggung jawabnya. sampai jumpa dikonten lainnyaa.